MVA-hensyn ved kreditering av faktura—dette må du vite

Næringsdrivende som har avgiftspliktige salg i Norge vil være underlagt forpliktelser etter norsk merverdiavgifts-, bokførings- og regnskapslovgivning.

I tilfeller hvor en transaksjon ikke gjennomføres som planlagt vil det være relevant å vurdere om det er adgang til å kreditere opprinnelig faktura. Merverdiavgiftsregelverket kan være avgjørende for denne adgangen.

I denne artikkelen får du oversikt over viktige MVA-hensyn ved salg og fakturering – og hvordan din virksomhet kan unngå kostbare fallgruver.

Har din virksomhet MVA-forpliktelser?

En næringsdrivende vil være forpliktet til å registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret dersom den har avgiftspliktig omsetning i Norge som overstiger NOK 50 000 i løpet av en 12-månedersperiode.

Dersom selskapet er forpliktet til å registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret, vil selskapet etterfølgende ha en plikt til å beregne MVA med korrekte satser for sine avgiftspliktige salg, samt innbetale skyldig MVA-beløp til den norske stat.

Et av bokføringskravene er at MVA-beløpet spesifiseres på fakturaen fra selger.

Hva skjer når kjøper ikke betaler? MVA-forpliktelsen overfor staten består – uavhengig av om kjøperen betaler eller ikke.

Eksempel:

Når kan du utstede kreditnota?

En kreditnota annullerer hele eller deler av en tidligere utstedt faktura, og dokumenterer formelt kanselleringen av den opprinnelige fakturaen.

Vanlige grunner til å utstede kreditnota:

• Fakturaen manglet MVA eller hadde feil MVA-beløp

• Fakturaen ble utstedt til feil mottaker

• Fakturaen mangler obligatorisk innhold etter bokføringslovgivningen

I tillegg kan en kreditnota benyttes dersom det foreligger grunnlag for å kansellere hele eller deler av salget som den opprinnelige fakturaen var basert på, for eksempel dersom det skal gis prisavslag eller kjøpet skal kanselleres.
Kreditnotaen skal, i samsvar med den opprinnelige fakturaen, gjenspeile de faktiske omstendighetene og kontraktsforpliktelsene mellom partene. Dersom en avgiftspliktig vare eller tjeneste er levert til en kjøper, og det ikke foreligger legitime grunnlag for prisavslag eller kansellering av salget, er det ikke rettslig grunnlag for å annullere den opprinnelige fakturaen.

Når en opprinnelig faktura er utstedt, må enhver etterfølgende endring av det fakturerte beløpet dokumenteres gjennom utstedelse av en kreditnota. Dette kravet gjelder uavhengig av om den opprinnelige fakturaen ble oversendt til kunden.

Eksempel:

Når kan utestående fordringer avskrives?

Merverdiavgiftsloven oppstiller strenge krav for avskrivning av en utestående fordring der levering allerede har funnet sted. Dette er begrunnet i at det har skjedd en levering av en avgiftspliktig vare eller tjeneste.

Selger kan korrigere beregningsgrunnlaget for en utestående fordring dersom fordringen, på bakgrunn av debitors manglende betalingsevne, anses som endelig konstatert tapt.

En fordring anses som endelig tapt når minst ett av følgende vilkår er oppfylt:

• tvangsfullbyrdelse eller inkasso er forsøkt og har vært forgjeves

• fordringen er en kundefordring som ikke er innfridd seks måneder etter forfall, til tross for minst tre purringer med normale purringsintervaller og slik aktivitet fra kreditors side som forholdene tilsier,

• offentlig gjeldsforhandling, konkurs, likvidasjon eller avviklingsprosesser i debitors bo gjør det klart at bomidlene ikke gir eller ikke vil gi dekning for fordringen, eller

• det ellers er helt klart at fordringen ikke kan bli oppfylt på grunn av debitors manglende betalingsevne. 

Les også: Dette er kravene for tapsføring av merverdiavgift

Nærstående parter: Særlige utfordringer

Dokumentasjonskrav

Selskapet som er forpliktet til å beregne og betale MVA er også ansvarlig for å kunne dokumentere de faktiske omstendighetene som ligger til grunn for MVA-beregningen. Skattemyndighetene kan gjennomføre kontroller som går 5 år tilbake, og i noen tilfeller opptil 10 år for hver MVA-melding, der de reiser innsigelser og krav knyttet til kravet. Dette gjelder både uavhengige og nærstående parter.

I en nylig sak fastslo lagmannsretten at dokumentasjonskravene er skjerpet der partene har felles interesser overfor skattemyndighetene. For nærstående parter er det en høyere risiko for at kontraktsordninger som ligger til grunn for MVA-beregningen ikke er tilstrekkelig dokumentert fordi deler av avtalen kan være forhandlet muntlig. Dersom det foreligger utilstrekkelig dokumentasjon av omstendighetene, vil dette være til ulempe for det avgiftspliktige selskapet ved en eventuell kontroll.

I denne saken ble det avgiftspliktige selskapet ilagt både tilleggsskatt og skjerpet tilleggsskatt, noe som hadde betydelige økonomiske konsekvenser for selskapet.

Frist for avskrivning

Nærstående selskaper som driver konserninterne salg av varer eller tjenester står overfor en særlig utfordring: der fordringer forblir utestående over lengre perioder, er det en risiko for at fordringen kan bli omklassifisert og klassifisert som et lån eller kapitalinnskudd til det kjøpende selskapet.

For å håndtere denne risikoen har myndighetene innført en 24-måneders foreldelsesfrist for avskrivning av utestående fordringer mellom nærstående foretak. Denne perioden beregnes fra datoen da MVA opprinnelig ble beregnet. Nærstående selskaper må derfor aktivt overvåke konserninterne fordringer for å sikre at eventuell nødvendig avskrivning gjennomføres før denne fristen utløper.

Les også: Fordringer mellom nærstående kan få frist for tapsføring

Viktige MVA-punkter å huske på ved fakturering

Det er avgjørende for et selskap å opprettholde omfattende oversikt over utestående fordringer og kjøperens betalingsevne. Dette er nødvendig ikke bare for å sikre innkreving av vederlaget som skyldes for leverte varer og tjenester, men også for å begrense ansvar for MVA-beløp som ellers ville vært mulig å kreve tilbake fra kjøperen.

Det er også avgjørende for et selskap å sikre tilstrekkelig dokumentasjon av eventuelle salgsavtaler og eventuelle endringer i avtalene som kan dokumentere grunnlaget for MVA-beregningen ved en eventuell kontroll.

Sjekkliste for oppfølging:

• Når ble fordringen opprettet og MVA beregnet?

• Når skal utgående MVA rapporteres til skattemyndighetene?

• Hvilke innkrevingstiltak har selskapet iverksatt mot kjøperen?

• Foreligger det grunnlag for reklamasjon eller grunnlag for avskrivning?

•  Er selger og kjøper nærstående parter?

Har du spørsmål om merverdiavgift?

Det kan være komplisert å navigere i regelverket om merverdiavgift, og manglende etterlevelse kan få betydelige økonomiske konsekvenser. Vi har solid erfaring med å bistå selskaper med deres merverdiavgiftsforpliktelser. Ta gjerne kontakt med oss for å få råd for din virksomhet.