5 vanlige feil ved oppsigelser av ansatte – og hvordan unngå dem

Å si opp en ansatt er noe av det mest inngripende en arbeidsgiver kan gjøre – og det finnes mange fallgruver. Gjør du formelle feil i prosessen, risikerer du ugyldighet og kostbare erstatningskrav. De vanligste feilene er mangelfull dokumentasjon, for mye hastverk, drøftelser som ikke er reelle, brudd på formkrav, og feil ved overlevering av oppsigelse. Her får du en gjennomgang av hver av de – og hvordan du unngår dem.

1. Manglende dokumentasjon ved oppsigelse

Hva er bevisbyrden ved oppsigelse? Arbeidsgiver har den såkalte bevisbyrden for at en oppsigelse av arbeidstaker er saklig. Det betyr at det er arbeidsgivers ansvar å dokumentere at oppsigelsesgrunnlaget er reelt og tilstrekkelig.

For å kunne bevise dette, er det nødvendig å ha tilstrekkelig skriftlig dokumentasjon. For at oppsigelse av en arbeidstaker skal være gyldig, må det for det første foreligge et saklig oppsigelsesgrunnlag.   

Hva slags dokumentasjon som er nødvendig, vil variere fra sak til sak. Det vil imidlertid ofte være nødvendig med skriftlige referater fra medarbeidersamtaler, tidligere advarsler eller andre former for tilbakemeldinger, resultatmålinger eller for eksempel korrespondanse med arbeidstaker. Formålet med dokumentasjonen er å kunne bevise: 

• De forholdene som kan utgjøre saklig oppsigelsesgrunnlag
• At arbeidstaker har blitt gjort oppmerksom på forholdene
• At arbeidstaker har blitt gitt anledning til å forbedre seg eller imøtegå arbeidsgivers forståelse av situasjonen.  

Uten tilstrekkelig dokumentasjon, vil det være svært vanskelig å bevise at det foreligger et saklig oppsigelsesgrunnlag. 

2. Arbeidsgiver har hastverk med å si opp den ansatte

Mange arbeidsgivere har hastverk når de først har bestemt seg for å si opp en arbeidstaker. Det mange ikke er klar over, er at det ofte tar noe tid før man har et saklig oppsigelsesgrunnlag.

Det er svært sjeldent at arbeidsgiver har anledning til å si opp arbeidstaker ved første feilsteg fra arbeidstakers side. Arbeidstakers mangelfulle prestasjoner, dårlige oppførsel eller lignende må i de aller fleste tilfeller ha vedvart over en viss tid før de samlet sett vil utgjøre saklig oppsigelsesgrunnlag.

I tillegg er det nødvendig å bruke god nok tid på selve oppsigelsesprosessen for å forsikre seg om at alle krav overholdes.

Det er viktig å holde en løpende dialog og gi konkrete tilbakemeldinger til arbeidstaker slik at arbeidstaker får mulighet til å forbedre seg. Mulige løsninger må også vurderes.

Les også: Ansatt feil person? Dette er reglene for oppsigelse

3. Drøftelsesmøtet er ikke reelt

Hva er et drøftelsesmøte? Før en beslutning om oppsigelse, må det gjennomføres drøftelser med arbeidstaker. Dette gjøres ved et såkalt drøftelsesmøte.

Det er svært viktig at drøftelsene er reelle. Dersom arbeidstaker blir gitt oppsigelse allerede under drøftelsesmøtet, eller arbeidsgiver på andre måter gir uttrykk for at beslutningen om oppsigelse allerede er tatt, vil oppsigelsesprosessen kunne anses ugyldig.

Det er derfor viktig at arbeidsgiver avventer en endelig beslutning om en eventuell oppsigelse til etter at drøftelser er gjennomført. Det er først etter at man har drøftet saken med arbeidstaker og vurdert alle sider av saken grundig, at man vil ha et tilstrekkelig grunnlag for å vurdere hvorvidt en oppsigelse skal gis.

4. Formkrav etter arbeidsmiljøloven blir ikke fulgt

Hva må en oppsigelse inneholde? Når du sier opp en arbeidstaker, er det strenge formkrav. Oppsigelsen må for det første være skriftlig. For det andre er det flere krav til hva oppsigelsen må inneholde.

Dersom oppsigelsen ikke oppfyller de krav som er fastsatt i arbeidsmiljøloven, vil oppsigelsen kunne anses som ugyldig.  

Les også: Krav ved oppsigelse—dette er formkravene

5. Feil i overlevering av oppsigelsen

Arbeidsmiljøloven fastsetter at oppsigelsen skal sendes rekommandert eller overleveres personlig til arbeidstaker.

Dersom du sender oppsigelsen til arbeidstaker per ordinær post, vil ikke dette automatisk medføre at oppsigelsen er ugyldig. Du vil imidlertid ikke kunne bevise at oppsigelsen er mottatt av arbeidstaker. Dette kan medføre at oppsigelsen anses ikke å være gitt, eller at den er ulovlig.

Oppsigelser må derfor alltid sendes rekommandert eller overleveres personlig til arbeidstaker slik loven fastsetter.

Ved personlig overlevering til arbeidstaker må du videre huske på å få signatur fra arbeidstaker for at vedkommende har mottatt oppsigelsen.

Kan en oppsigelse bli ugyldig?

Ja. En oppsigelse kan kjennes ugyldig dersom det ikke foreligger et saklig grunnlag, eller dersom prosessen er gjennomført i strid med arbeidsmiljølovens krav. En ugyldig oppsigelse kan medføre at arbeidstaker har krav på å fortsette i stillingen og/eller kreve erstatning.

Hva skal du gjøre om du har gjort feil i oppsigelsesprosessen?

Norsk arbeidsrett er krevende og oppsigelser må håndteres med stor varsomhet og presisjon. Dersom det gjøres feil i oppsigelsesprosessen, eller det ikke foreligger et saklig oppsigelsesgrunnlag, vil risikoen for å få erstatningskrav fra arbeidstaker være svært høy. 

Derfor er vår anbefaling at du får kvalitetssikret både oppsigelsesgrunnlaget og fremgangsmåten før du igangsetter selve oppsigelsesprosessen. Hvis det først er gjort en feil i prosessen, er det ofte vanskelig å rette opp dette i etterkant. Å få bistand i forkant kan derfor være en rimelig forsikring for å unngå rettslige prosesser som både vil være tid- og kostnadskrevende for din virksomhet.