Etter regnskapsførerloven og God Regnskapsføringsskikk (GRFS) skal regnskapsfører dokumentere hvert regnskapsoppdrag på en måte som er tilstrekkelig til å vise at oppdraget er utført i samsvar med lovkrav og GRFS. Likevel viser kvalitetskontrollene at det ofte foreligger mangler ved oppdragsdokumentasjonen eller oppbevaringen av denne. I denne artikkelen tar vi for oss hvorfor oppdragsdokumentasjon er viktig i regnskapssammenheng, de vanligste feilene og hva oppdragsdokumentasjon må inneholde.
Oppdragsdokumentasjonen er den dokumentasjonen du som regnskapsfører utarbeider og oppbevarer for å vise at regnskapsoppdraget er utført i samsvar med lovkrav og GRFS.
Det handler altså ikke bare om å ha en oppdragsavtale på plass.
Oppdragsdokumentasjonen er beviset på at du har gjort jobben din riktig – overfor kunden, overfor Finanstilsynet eller Regnskap Norge, og overfor deg selv hvis noe går galt.
Kravene om og til oppdragsdokumentasjon er klare. De fremgår av regnskapsførerloven § 5-3 og GRFS kapittel 12. Du skal bl.a. ha skriftlig oppdragsavtale, fullmakter, vurdering av oppdragsgivers interne rutiner, informasjon om hvem som er oppdragsansvarlig regnskapsfører på oppdraget, dokumentasjon på avvik og oppfølging av disse.
Oppdragsdokumentasjonen skal kort sagt inneholde vesentlige opplysninger om kunden og regnskapsoppdraget. Svikter det rundt oppdragsdokumentasjonen står du juridisk svakt – uansett hvor godt det faktiske regnskapsarbeidet er utført.
De fleste regnskapsførere er dyktige på faget – men det hender at det svikter med oppdragsdokumentasjonen. De vanligste problemene vi ser er:
Regelverket endrer seg. Hvitvaskingsloven, regnskapsførerloven og GRFS har alle vært gjennom betydelige endringer de siste årene. Avtaler som ble skrevet for fem år siden, er ofte ikke lenger dekkende – uten at noen har oppdatert dem.
Når det skjer avvik enten ved at kunden ikke leverer det han skal, eller ikke følger opp pålegg eller begår regelbrudd, har du plikt til å ta dette opp med kunden. Hvis det gjelder vesentlige brudd på lovkrav, skal dette rapporteres skriftlig til kunden. Vi har sett flere tilfeller av at dette gjøres muntlig – og da mangler den dokumentasjonen man trenger hvis forholdet eskalerer eller ender med frasigelse av oppdraget.
Etter GRFS skal korrespondanse med kunden av vesentlig betydning for oppdragsutførelsen være en del av oppdragsutførelsen. Dette gjelder også korrespondanse med tredjeparter av vesentlig betydning for regnskapsoppdraget, bl.a. revisor, bank, advokat eller andre. Hva som skal anses som korrespondanse av «vesentlig betydning» er ikke alltid så enkelt å vite, særlig gjelder dette din kommunikasjon med kunden, som ofte kan bli omfattende. Hva som anses som «vesentlig» vil ofte komme på spissen ved en eventuell senere konflikt. Vår anbefaling er derfor å lagre all kommunikasjon du har med kunden på et sted der du enkelt kan finne igjen den, også hvis noen ansatte slutter og alt ligger lagret på deres e-post.
Risikobasert kundekontroll etter hvitvaskingsloven krever at du identifiserer og dokumenterer hvem du egentlig jobber for – inkludert reelle rettighetshavere. Dette gjøres ofte for overfladisk ved etablering av nye kundeforhold.
Hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde fremgår av GRFS kapittel 12. Kort oppsummert her:
Oppdragsavtale: Kravene til oppdragsavtalen finner du i GRFS kapittel 3. Avtalen skal være skriftlig og ajourført i tråd med gjeldende regelverk. Avtalen skal også bl.a. tydelig definere hva oppdraget omfatter, for hvilken tid regnskapsoppdraget skal gjelde og hvem hos kunden regnskapsfører skal gi informasjon til. Oppdragsavtalen bør gjerne foreligge på engelsk for internasjonale kunder.
Standard oppdragsvilkår: Juridisk holdbare vilkår som bl.a. regulerer ansvar, konfidensialitet, mislighold og oppsigelse. Disse bør også foreligge på engelsk for internasjonale kunder.
Beskrivelse av kundens virksomhet og kundens interne rutiner: Beskrivelse av kundens virksomhet og vurdering av kundens interne rutiner skal foreligge som en del av oppdragsdokumentasjonen. Denne kan i noen systemer gjøres direkte i systemet.
Dokumentasjon av gjennomført AML: Dokumentasjon på gjennomført kundekontroll, identifisering av reelle rettighetshavere og risikovurdering skal foreligge i oppdragsdokumentasjonen.
Avvikshåndtering: Skriftlig kommunikasjon ved avvik, regelbrudd eller mislighold fra kundens side. Her holder det ikke med en e-post i en rotete innboks – kommunikasjonen må være sporbar, formulert riktig og oppbevart tilgjengelig.
Løpende kvalitetskontroll: Dokumentasjon av kvalitetskontrollen på oppdragsnivå, inkludert kontroll av at oppdragsavtalen er dekkende, at rapportering er utført i henhold til lovkrav og at avvik er fulgt opp.
Riktig oppdragsdokumentasjon tar tid. Det er ingen vei utenom. Men det finnes en stor forskjell på å bruke tiden godt og å bruke den ineffektivt.
De fleste regnskapskontor bruker i dag tid på å:
Lete etter riktige maler
Oppdatere avtaler manuelt når regelverket endres
Skrive kundebrev fra bunnen av ved avvik
Sikre seg om at formuleringene faktisk holder juridisk
Alt dette er tid som like gjerne kunne vært brukt på kundene.
Accounting Quality Management (AQM) er utviklet av Advokatfirmaet Strandenæs (nå Advokatfirmaet Aider Legal) spesielt for regnskapsbransjen. AQM er en skybasert dokumentsamling med alle avtalene, malene og standardtekstene du trenger – juridisk kvalitetssikret og løpende oppdatert i takt med regelverket.
Oppdragsavtale på norsk og engelsk – med kommentarutgave som veileder deg gjennom riktig utfylling
Juridisk holdbare standardvilkår – oppdatert etter ny regnskapslov og hvitvaskingslovgivning
Supportavtale og rådgivningsavtaler – dokumenter bransjen etterspør
Standardtekster for avvikshåndtering – formulert fra et juridisk ståsted, slik at du er sikret i krevende oppdrag
Maler for onboarding og kundekommunikasjon – spar tid fra første dag med nye kunder
Løpende oppdateringer – du får varsel når dokumenter endres, og slipper å følge med på regelverksendringer selv
AQM er spesielt tilpasset PowerOffice Go Quality og fungerer som et supplement til ditt eksisterende kvalitetssystem – ikke et nytt system du må lære fra bunnen av.
God oppdragsdokumentasjon handler ikke om å bruke mer tid – det handler om å bruke riktige dokumenter fra starten av.
Book demo her.